「人手を増やさずにあなたの事業に行列をつくり、売上をアップと利益向上させる」コンサルタント、リオタスラボの日向 将圀です。

本日の内容は、
間接業務をラクにするための8つのポイント。
カテゴリでいえば、働く時間を減らしたい。系の話です。

会社の規模が大きくなればなるほど、
営業やサービスを提供する直接作業のスタッフも増えますが、
間接業務のスタッフも増えていきますよね。

しかし、多くの方が下記のようなことで困っているようです。

10年間接業務をやっていた田中さん（仮名）が辞めてしまった。

新人にもしっかりと引き継いでくれたのだけれども…

田中さんがいなくなってから、お客さん、取引先からクレームの嵐…

田中さん帰ってきて！（泣）

なんてことで、悩まれる会社はすくなくありませんよね。

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忙しい方のために先に結論を述べると
間接業務は属人的な状況からなかなか抜けられない。
だったら、間接業務もしっかり標準化してしまいましょう。
という話です。

※標準化とは物事の基準標準を決めること。特に製造業ではよく使われる考え方です。
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これは以前、私が作成した研修の公開講座の対応フロー図です。

当時、さまざまな業務にてんてこ舞いでした。

研修の講師もしますし、
運営準備もしますし、
研修のお知らせだって作って
送らなければなりませんでした。

しかし、
「いつまでも全てを担当していたら、これ以上は仕事を広げられない…」
と、限界を感じて作成したものです。

このフロー図では
・マーケティング担当
・顧客
・営業
・会場運営担当
と４名の登場人物がいますが…

当時の私は顧客以外の３役を全て担当していました。
（何なら会場でお客さんになりきって、伝えなきゃならないこと、座ってもらう席に実際に座るなども事前に演じていたので４役やったりもしましたがね…笑）

しかし、このフロー図を作成するときにあえて役割を分割しました。

こうすることで、
作業が振られた相手への一人あたりの負担を下げることを狙いました。
（作業を分散しやすくなることを狙って、です。）

人手が足らなければ、
このフロー図を元に一人二役まで担当してもらうこともできますからね。

ここら辺は作業の分配の指示と思ってもらって結構です。
※製造業では現場の工程分割、工程分配という考え方をします。

間接業務フロー化のポイントを８つにまとめてみると…
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１）役割を分割する
２）役割と個人名はごっちゃにしない。（分けて書く）
３）作業を分割/細分化する
４）作業を順番に並べる
５）関連のある業務を矢印で結ぶ
６）印刷していつでも担当者が集まっていまフローのどの段階にいるかを見えるようにする
７）マニュアルではないので、作業の詳細は書きすぎない
８）重要作業またはミスの発生しやすい作業については別途マニュアルを作成する

※このフローは期日の決まっている公開講座だったので期日（N）に対してN-14day,N-7Dayなどを記載しています。
この点は目的に応じて必要が不要かを決めてください。
ちなみに期日以降にも実行する作業がある場合はN+3Days（3日後まで）など期日以降の作業も明記しておいてくださいね。
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さて、どうでしたか？

属人化しやすい間接業務…
ここら辺までポイントがまとまると
仕事をラクにするための第一歩（標準化）ができそうな気がしてきませんか？
まずは試しに一つ作成してみてはいかがでしょうか？

特に、
あ〜〜！時間が取られる！
この作業は本当に面倒（苦手）！
なんて作業から対応するとやる気もUPしますよ。

本日はここまで。

あなたの事業に利益が今より残り、あなたの事業と人生がもっとよくなることを願って。

PS.
ちなみに間接業務の標準化が進むとブログ記事で書いた下記につながっていきます。
http://liotaslab.com/2019/08/26/blog/

PPS.
ちなみになんで急に製造業の話がでてきたの？
とあなたは考えたかもしれません。

この点については、
私が前職でトヨタ自動車OBと生産、物流現場の改善を指導していたからです。

なので、私自身製造業の考え方が染み付いています。
（出身も工業高校でしたしね）

そして、前職でのもう一つの側面が小さな会社にお客を集めるマーケティング全体の業務も営業課長として担当していました。
前職と競合するつもりもないのでいまは、こちらを仕事にしています。

私は製造業ではない、という方もいるかもしれませんが

各業種が成熟してきている状態では
全く別の他業種、他業界の考え方を取り入れることで大きな変化を起こしていくことが少なくありません。

例えば、マクドナルドで有名なドライブスルーを最初に試みた業界をご存知ですか？

実は、最初にドライブスルーを実行したのは銀行業です。
（意外じゃないですか？）

本日はここまで。

あなたの事業に利益が今より残り、あなたの事業と人生がもっとよくなることを願って。