あなたの仕事時間を減らす方法。

さて、今回のテーマあなたの仕事時間を減らすための方法についてです。

具体的にはマニュアルを作るべきタイミングについてのお話です。

小さなことなのですが、これを意識すると本来あまり時間を割く必要のないことから解放されます。

あなたは仕事をしていてこんな風に感じたことはありませんか？

・新人さんが入社する度にする説明やミニ研修。今まで何回同じ説明を繰り返しただろう？

・ある特定の時期だったり、新人さんが犯しやすいちょっとしたミスへの指摘や指導。

・「またこのトラブルか…半年くらい前にも同じことなかったっけ？」

仕事をする上でこの手の問題やトラブルは結構”あるある”ですよね。

さらにもっと”あるある”なのは…

「トラブルとかたまにあるんですが、年に数回しかしないから文書化まではしてないんですよね…」

という、ケース。

もしかしたら、あなたも心当たりがあるかもしれません。

通常、作業であればマニュアル化され、

誰でも
同じ品質、
同じ作業が
短時間 (短期間)で

できるためのものとして整備されていますよね。

一方で

–新人研修の内容や

–新人のほとんどが仕事を初めた頃にやりがちなミス

–昔使ってたのにいつからか使われなくなっているチェックリストや報告書などの帳票の使い方

などなど、年に数回しか繰り返されないような内容って意外とマニュアル化されず、管理の説明能力に左右されて説明内容にブレが生じたり、暗黙知のままで終わってしまうケースが多いです。

なぜ、こうなるかは簡単ですよね。

理由は…

たまにしか説明しないから。

いい加減、毎回同じトラブルに苦しめられるのも嫌だし何かの書類にまとめておくか…

と考えても優先度や期限もぼんやりしているので

急ぎの仕事に埋もれていき、結局は着手されません。

なので、マニュアル化するための基準を持ってしまえば話は早いのです。

今後、半年間に２回以上、同じ説明をした記憶があることはマニュアル化しましょう。

マニュアル化と言うと…

PPT、Excel、Word、メール、テキストメモ

どれがいいですか？

と、聞かれますがとりあえずはWordに落としておけば問題ありません。

文字や文章として、デジタル化していれば後でファイル形式が変わってもコピペでなんとかなります。

ただし、Windowsの方はテキストメモはやめておいた方が無難です。

勝手に文字化けしたり、相手に送っても相手側で文字化けしたりと厄介だからです。

また、今の時代であれば写真や動画としてデータにするのも手軽で、簡単です。

ただし、ファイルを整理して、必要な時にいつでも使えるようにしておかないと意味ないですね。
（写真に撮ってもあれ〜〜？どこだっけ？と探さずに済むように）

繰り返す頻繁の高いものから少しずつマニュアルにしていくことで…

1.あなたの時間が増える（繰り返し説明する必要がなくなり、マニュアルをまず読んでもらう）

2.説明内容の質が保たれる

3.あなた以外の人間が説明できる

上記が実現されていきます。

仕事についての説明はもちろん必要ですが、毎回毎回、同じ説明繰り返すことは不要になればなるほど、ラクになります。

また、マニュアル化することで説明内容に抜け漏れがなくなり、均質化されます。

そして、すでにマニュアルになっているのであなた以外の人にも仕事を任せやすくなる。

というわけです。

やろうとは思っていても、中々手が回っていない仕事の代表例とも言える、小さなことのマニュアル化ですが…

あなた自身がラクに仕事を進めるためには必須の作業です。

そういえばこの説明、何回目だろう？

同じ内容を繰り返し伝えているな…

と感じ始めたら、それはもうマニュアル化すべきサインの現れです。

メモ程度からで良いので少しずつ初めてみてくださいね。

作成したファイルを保管する場所の整備も忘れずに…

探す手間を省けるように置き場所も先に決めておきましょう。

本日はここまで。

あなたの事業の利益が今より残り、あなたの事業と人生がもっとよくなることを願って。